CRM – система представлена в виде канбан доски с карточками, которые можно перетаскивать между столбцами, обозначающие срок выполнения задачи.

На каточках расположена краткая информация о действующем клиенте (который уже есть в базе) или лиде (потенциальный клиент, который первый раз обратился к вам):

• Имя и номер телефона
• Дата и время создания карточки
• Комментарий к задаче –  причина появления карточки в CRM-системе
• Следующий шаг

Информация по действующему клиенту подтягивается автоматически из базы, информацию по лиду нужно вбить самостоятельно при создании.

Как создать карточку лида или клиента

Создать карточку лида в CRM – системе можно двумя способами:

• вручную, для этого нажмите на кнопку «Добавить», которая расположена под канбан доской, и введите номер телефона лида
• автоматически, после каждого входящего звонка с номера, которого нет в базе. При условии, что настроена интеграция с IP-телефонией.

Создать карточку клиента в CRM – системе можно двумя способами:

• вручную, для этого нажмите на кнопку «Добавить», которая расположена под канбан доской, и введите номер телефона клиента. Система найдет его карточку в базе.
• автоматически, создается системой в случаях, когда:
  • Контракт клиента заканчивается – позвоните клиенту и предложите продлить контракт. Карточка формируется за день до окончания действия контракта. (Подходит только для срочных контрактов).
  • Имеется задолженность по контракту, который подлежит расторжению через 10 дней – сообщите клиенту об этом, предложите погасить задолженность и возобновить тренировки. (Подходит только для рекуррентных контрактов).
  • Оплата по контракту не прошла – проинформируйте клиента об этом, возможно он просто забыл положить деньги на счет. Карточка формируется в день неуспешного списания средств. (Подходит только для рекуррентных контрактов).
  • Новый контракт не был оплачен – свяжитесь с новым клиентом, возможно у него возникли трудности с оплатой. Карточка формируется через 15 минут, после того как клиент пытался оформить, но по итогу не оплатил контракт.

Посмотрите расширенную версию карточки, кликнув на нее 2 раза, где представлено:

• Общая информация о клиенте
• Контракты
• Услуги
• Платежные средства
• Приватность и уведомления
• История CRM (история взаимодействия с клиентом)

Редактируйте карточку клиента, а именно:

• Оставляйте комментарий. Запишите всю необходимую информацию после взаимодействия с клиентом: как прошло общение, какая обратная связь, какие пожелания клиента. Все комментарии отображаются в истории CRM данного клиента.
• Назначайте ответственного сотрудника из списка.
• Указывайте следующий шаг и время действия, например, позвонить клиенту, отправить e-mail или SMS.
• Устанавливайте статус обращения, который будет показывать на каком этапе взаимодействия с клиентом вы находитесь. Статусы обращения можно установить самостоятельно в настройках.

Названия канбан столбцов обозначают срок, на которое запанировано то или иное взаимодействие с клиентом.  Всего доска делится на 6 столбцов:

• Неразобранные – сюда попадают все новые карточки, по которым еще не назначен статус.
• Просрочено – сюда попадают те карточки, по которым была просрочена задача, указанная в строке «Следующий шаг».
• Сегодня – сюда попадают те карточки, задача по которым назначена на текущий день.
• Завтра – сюда попадают те карточки, задача по которым назначена на следующий день.
• На этой неделе – сюда попадают те карточки, задача по которым назначена до конца текущей недели.
• Позже – сюда попадают те карточки, задача по которым назначена начиная со следующей недели.

Используйте фильтры или поиск для удобного взаимодействия с канбан доской. Существует 2 фильтра: по филиалу и по статусу обращения.

Сообщение Как работать в CRM-системе появились сначала на People.Club.

• Получать автоматические уведомления с напоминанием о действиях (например, позвонить клиенту, у которого заканчивается договор или не прошла оплата).
• Самостоятельно создавать лида и ставить напоминания о дальнейших взаимодействиях с ним.
• Смотреть всю историю взаимодействия с клиентом (не прошла оплата, почему не хочет продлевать контракт и тд).
• Настраивать автоматическую отправку e-mail сообщений и SMS.
• Контролировать работу каждого сотрудника по выполнению поставленных задач.

Сообщение Возможности CRM-системы появились сначала на People.Club.